Faktúra v Exceli alebo fakturačný program?
Excel je zadarmo a na prvú faktúru stačí. Otázka je, kedy sa čas strávený opravovaním preklepov a hľadaním, kto zaplatil, prestane oplácať.
Prvá faktúra vo Worde alebo v Exceli je úplne rozumné riešenie. Súbor máte, vzor si stiahnete, údaje prepíšete. Problém nie je prvá faktúra. Problém je pätnásta.
Čo v tabuľke strážite sami
- Číslovanie dokladov. Duplicitné číslo faktúry sa hľadá zle a vysvetľuje ešte horšie.
- Súčty a DPH. Jeden prepísaný vzorec a suma na faktúre nesedí.
- Údaje odberateľa. Pri každej faktúre odznova, s rizikom preklepu v IČO alebo v IBAN.
- Prehľad úhrad. Kto zaplatil a kto je po splatnosti sa dohľadáva v banke a v e-mailoch.
- Archív. Faktúry sú v priečinku, ktorý má poriadok len dovtedy, kým ho niekto upratuje.
Čo naopak Excel zvládne dobre
Netreba to zhadzovať: ak vystavíte jednu-dve faktúry mesačne, vždy tomu istému odberateľovi a nemáte sklad, tabuľka je v poriadku a nič neplatíte. Zlom prichádza vtedy, keď začnete opravovať chyby z minulého mesiaca alebo keď vám niekto povie, že už zaplatil, a vy to neviete overiť.
Čo sa zmení s programom
Fakturačný program neurobí nič magické. Len prevezme tie časti, ktoré sú mechanické: doplní číslo dokladu, dopočíta sumy a DPH, zapamätá si odberateľa, pridá na faktúru QR kód na platbu a povie vám, čo je po splatnosti. Vy sa rozhodujete o cenách a o tom, komu fakturujete – nie o tom, či vzorec v treťom riadku ešte platí.
A ešte jedna vec do budúcna
Od roku 2027 sa pre platiteľov DPH mení spôsob, akým sa faktúry vystavujú a doručujú – štruktúrovaný elektronický formát namiesto obyčajného PDF. Tabuľka takýto formát nevytvorí. To je dôvod, prečo sa prechodu oplatí venovať skôr než na poslednú chvíľu.