Ako sa prijatý doklad dostane do účtovníctva bez prepisovania

Nahráte originál, doplníte údaje a odošlete ho do účtovníctva. Zapíše sa až vtedy, keď import potvrdíte.

Odkiaľ doklad prichádza

Prijatú faktúru alebo bloček nahráte do modulu Doklad – z fotografie, PDF alebo súboru v počítači. Originál sa uloží presne tak, ako prišiel, a vy k nemu doplníte dodávateľa, číslo dokladu, dátum vystavenia, dátum dodania a sumu. Údaje a originál tak od začiatku zostávajú pri sebe a nemusíte ich neskôr hľadať v dvoch rôznych priečinkoch.

Odoslanie do účtovníctva

Z otvoreného dokladu ho odošlete buď do Jednoduchého účtovníctva, alebo do Podvojného účtovníctva – podľa toho, ktorú sústavu vediete. Pred odoslaním PLEVIX skontroluje, či má doklad vyplneného dodávateľa, dátum a sumu. Ak chýba číslo dokladu, upozorní a rozhodnutie nechá na vás. A ak ste ten istý doklad už raz odoslali, opýta sa, či ho naozaj chcete poslať znova.

Importná fronta namiesto tichého zápisu

Doklad sa v cieľovom module neobjaví rovno v knihách. Príde do importnej fronty, ktorá sa v ostatných nástrojoch volá Prepojenia. Tam ho uvidíte aj so súhrnom údajov a rozhodnete, či ho prijmete alebo odmietnete. Kým ho nepotvrdíte, v účtovníctve nie je a na nič nevplýva.

• Prepojenie funguje vždy v rámci jednej firmy – záznam sa nemôže dostať do inej firmy vo vašom účte.
• Rovnakou cestou posielajú svoje záznamy aj ostatné moduly: zákazky, kniha jázd či banka a pokladňa.
• Odmietnutý záznam sa nikam nezapíše a zostane len v module, z ktorého bol odoslaný.
• Prepojenia medzi nástrojmi sú súčasťou platených balíkov.

Prečo to nie je celé automatické

Rozdiel medzi tým, že systém podklad pripraví, a tým, že systém rozhodne, je pri účtovných dokladoch podstatný. Za obsah účtovných kníh zodpovedá podnikateľ a jeho účtovník, nie program. Preto je posledný krok vždy potvrdenie človekom. Znamená to aj jednu povinnosť navyše: importnú frontu treba občas prejsť, pretože doklady v nej čakajú, kým ich niekto spracuje.