Ako odovzdať účtovníkovi podklady tak, aby sa nemusel doptávať
Nie zoznam súm, ale doklady s úplnými údajmi a originálmi. Ako na to cez modul Doklad, export CSV alebo balík do priečinka.
Čo účtovník od vás skutočne potrebuje
Nie tabuľku so sumami, ale doklady s údajmi. Ku každému prijatému dokladu patrí dodávateľ, číslo dokladu, dátum vystavenia, dátum dodania, suma, mena a informácia, či a kedy bol zaplatený. Každý chýbajúci údaj znamená jeden e-mail navyše a jeden deň zdržania na oboch stranách.
Kontrola pred odovzdaním
V module Doklad má každý doklad svoj stav: nový, na kontrolu, spárovaný, pripravený alebo archivovaný. Do exportu pre účtovníka sa zaradia iba doklady označené ako pripravené. Doklady, pri ktorých si nie ste istí, zostanú v zozname a nezmiešajú sa s hotovými. Vidíte aj celkovú sumu pripravených dokladov, takže si viete rýchlo overiť, či zhruba sedí s očakávaním.
Dve formy odovzdania
- Export CSV – tabuľka s údajmi dokladov, ktorú účtovník otvorí v tabuľkovom procesore alebo naimportuje do svojho programu.
- Balík do priečinka – PLEVIX uloží do vybraného priečinka súhrnný súbor a k nemu originály dokladov ako PDF alebo obrázky. Ak prehliadač výber priečinka nepodporuje, stiahne sa aspoň CSV.
- Meno a e-mail účtovníka aj predvolenú kategóriu si uložíte do nastavení, takže ich nevypĺňate pri každom odovzdaní.
Priložte aj informáciu o úhrade
Do modulu viete načítať bankový výpis vo formáte CSV. PLEVIX sa potom pokúsi priradiť platby k dokladom podľa variabilného symbolu a sumy. Účtovník tak dostane nielen doklad, ale aj informáciu, či je uhradený. Nespárované položky zostanú viditeľné, aby ste ich vedeli dohľadať alebo priradiť ručne.
Drobnosti, ktoré šetria najviac času
Originál nahrajte hneď pri prevzatí dokladu, nie na konci obdobia – bloček z termopapiera po pár mesiacoch vybledne a nafotiť sa už nedá. Dohodnite si s účtovníkom vopred formu odovzdania aj termín, dokedy podklady dodáte. A nechajte si čas na doplnenie chýbajúcich dokladov, pretože práve tie sa hľadajú najdlhšie.
Čo ostáva na človeku
Program vie podklady zoradiť, spárovať s platbami a upozorniť na neúplné údaje. Nevie posúdiť, či je konkrétny výdavok daňovo uznaný ani do ktorého obdobia patrí. To je práca účtovníka a odborné otázky mu treba položiť skôr, než sa obdobie uzavrie.