Kniha jázd: prečo sa oplatí zapisovať jazdy priebežne

Spätne rekonštruovaná jazda je len odhad. Čo sa v knihe jázd eviduje a ako sa náklady na vozidlo dostanú k zákazke aj do účtovníctva.

Spätne sa jazdy nedajú vymyslieť

Jazdy zapísané o pol roka neskôr sú odhad. Neviete, či ste v ten deň naozaj cestovali, koľko to bolo kilometrov ani za akým účelom. Priebežný zápis trvá pár sekúnd, spätná rekonštrukcia stojí hodiny a výsledok aj tak nie je dôveryhodný – ani pre vás, ani pre účtovníka.

Čo sa v Knihe jázd eviduje

• Vozidlá: názov, EČV, vlastníctvo (firemné, súkromné alebo prenajaté), palivo, normovaná spotreba a stav tachometra.
• Jazdy: dátum, odkiaľ, kam, počet kilometrov, účel, vodič a rozlíšenie na pracovnú a súkromnú.
• Náklady vozidla: PHM alebo nabíjanie, servis, poistenie, diaľničná známka, parkovanie či umývanie – so sumou, dátumom a stavom zaúčtovania.
• Cestovné príkazy: cestujúci, termín od a do, miesto cesty, účel, preddavok a celkové náhrady.

Prečo rozlišovať pracovnú a súkromnú jazdu

Rozlíšenie nie je formalita. Od neho sa odvíja, ktoré kilometre súvisia s podnikaním. PLEVIX preto počíta zvlášť všetky evidované kilometre a zvlášť pracovné, takže vidíte pomer na jedno kliknutie. Ako sa s týmito číslami naloží v daňovom priznaní, patrí na stôl účtovníkovi – evidencia je podklad, nie posudok.

Prepojenie so zákazkou a s účtovníctvom

Jazdu viete priradiť ku klientovi alebo zákazke a odoslať ju ako náklad do modulu Zákazky. Až potom uvidíte, koľko vás cestovanie na danú zákazku naozaj stálo. Náklad na PHM alebo servis viete odoslať do modulu Doklad alebo do Jednoduchého účtovníctva. Cieľový modul záznam prijme až po vašom potvrdení, takže nič nevzniká nepozorovane.

Praktická rada na záver

Zapisujte jazdu v deň, keď sa uskutočnila, a stav tachometra dopĺňajte pri každom tankovaní. Prehľad vás upozorní na náklady, ktoré čakajú na zaúčtovanie, aj na vozidlá označené ako mimo prevádzky. Obe upozornenia sú jednoduchá poistka proti tomu, aby sa vám na niečo zabudlo.