Evidencia prijatých dokladov
Prijatý doklad vyfotíte a údaje sa z neho vyťažia samé — dodávateľ, sumy aj DPH. Neprepisujete nič.
Tridsať dní so všetkými nástrojmi, karta je potrebná na začiatok a prvý odpis je až po tridsiatich dňoch. Zrušíte jedným klikom. Bezplatná úroveň kartu nepotrebuje, ale tento nástroj neobsahuje.
Ako to funguje
- Vyfotíte doklad. Mobilom, hneď na čerpacej stanici alebo v predajni. Nemusíte ho nosiť domov.
- Údaje sa vyťažia. Dodávateľ, dátum, základ dane, DPH a celková suma. Nižšia kvalita fotky znamená viac polí na kontrolu.
- Skontrolujete a potvrdíte. Čo si systém nie je istý, označí. Potvrdený doklad ide do peňažného denníka alebo do podvojného účtovníctva.
Doklad vyfotíte a údaje sa vyťažia. Čo si systém nie je istý, označí na kontrolu — nikdy nepotvrdí zápis sám.
Čo Doklad vie
Vyťaženie z fotky aj PDF
Papierový doklad aj elektronická faktúra od dodávateľa v PDF. Oboje končí v tej istej evidencii.
Rozpoznanie dodávateľa
Podľa IČO na doklade. Pri opakovanom dodávateľovi sa predvolí aj účtovné zaradenie z minula.
Rozpis DPH po sadzbách
Základ a daň sa rozdelia podľa sadzieb na doklade, aby sedel odpočet.
Priradenie k zákazke
Materiál na konkrétnu zákazku sa priradí k nej a vstúpi do jej skutočných nákladov.
Podklady pre účtovníka
Na konci mesiaca odovzdáte hotový balík s prílohami, nie obálku s papiermi.
Uloženie obrazu dokladu
Fotka zostáva pri zápise. Pri kontrole nemusíte hľadať originál v archíve.
Obálka s dokladmi oproti evidencii
| Bez programu | V PLEVIXe | |
|---|---|---|
| Kedy doklad zaevidujete | Na konci mesiaca, ak sa nájde | Hneď, jednou fotkou |
| Prepisovanie údajov | Ručne, každý doklad | Vyťažia sa, vy kontrolujete |
| Stratené doklady | Bežné — chýba odpočet DPH | Doklad je uložený v okamihu prijatia |
| Odpočet DPH | Ručný súčet z papierov | Rozpis po sadzbách automaticky |
| Podklady účtovníkovi | Obálka a tabuľka | Hotový balík s prílohami |
Doklad je pre to, čo prijímate. Faktúry pre to, čo vydávate. Sú to dve strany tej istej agendy a v účtovníctve sa stretnú.
Situácie, ktoré to rieši
Fotku máte z okamihu, keď ste doklad dostali. Termopapier po pol roka nečítate ani vy, ani kontrola.
Odovzdáte hotový balík s obrazmi dokladov a rozpisom DPH, nie obálku a tabuľku.
Doklad rozdelíte medzi dve zákazky. Náklad sa priradí tam, kam patrí, a marža na každej sedí.
Chyby, ktoré to odstráni
Znamená stratený odpočet DPH a vyšší základ dane. Doklad vyfotený na mieste sa nestratí.
Pri ručnom prepise sa zamení číslica. Vyťažené údaje kontrolujete, ale nepíšete.
Rozpis po sadzbách sa vyťaží z dokladu. Pri ručnom zadávaní sa 5 % a 23 % zvyknú zamieňať.
Pre koho to je
Kto zbiera doklady z tankovania, materiálu a služieb a nechce ich na konci mesiaca prepisovať. Najviac to ušetrí remeselníkom a dopravcom, ktorí majú desiatky malých dokladov.
Ako to zapadá do zvyšku
Doklad je jeden z dvadsaťjeden nástrojov PLEVIXu a beží na tom istom účte a v tej istej databáze odberateľov ako ostatné. Údaj, ktorý zadáte tu, nemusíte prepisovať nikam inam — a keď firma narastie, pripnete si ďalší nástroj bez migrácie do iného programu. Platíte len za to, čo máte zapnuté; v cenníku si to zaškrtnete.
Časté otázky
Ako presné je vyťaženie?
Pri čitateľnom doklade sa údaje väčšinou doplnia celé. Pri pokrčenom alebo vyblednutom sa časť polí označí na kontrolu — systém nikdy nepotvrdí zápis sám.
Musím si nechať papierový doklad?
Zákon umožňuje elektronickú archiváciu, ak je zaručená čitateľnosť a neporušenosť. PLEVIX ukladá obraz dokladu pri zápise. Pri konkrétnom režime archivácie sa poraďte s účtovníkom.
Funguje to bez internetu?
Vyfotiť doklad áno, uloží sa v zariadení. Samotné vyťaženie údajov pripojenie potrebuje a spustí sa, keď sa vráti.
Zvládne to doklady v cudzom jazyku?
Doklady v češtine áno. Pri ďalších jazykoch sa vyťaží suma a dátum, dodávateľa treba skontrolovať.
Kam sa doklad zapíše?
Do jednoduchého účtovníctva ako výdavok v peňažnom denníku, v podvojnom ako účtovný zápis. Ak máte zapnuté Zákazky, dá sa priradiť ku konkrétnej zákazke.
Vyskúšajte to na jednej faktúre
Tridsať dní so všetkými nástrojmi. Karta je potrebná na začiatok, prvý odpis je až po tridsiatich dňoch a zrušíte to jedným klikom.
Vyskúšať 30 dníPozrieť cenníkPLEVIX Doklad — čo nástroj rieši
Prijaté faktúry a bločky, nemenný originál, vyťaženie, kontrola a odovzdanie do účtovníctva.
- Originál — PDF alebo fotografia
- Vyťaženie — Návrh údajov
- Kontrola — Človek potvrdí
- Odovzdanie — Účto a platba
Príjem originálu
Nahrajte čitateľný PDF alebo fotografiu celého dokladu.
Systém uchová originál oddelene a vypočíta jeho SHA-256 odtlačok.
Rovnaký súbor neukladajte opakovane; kontrolujte duplicitu podľa odtlačku, čísla a dodávateľa.
Vyťaženie
AI/OCR je návrh. Porovnajte dodávateľa, číslo, dátumy, základy dane, sadzby a celkovú sumu s originálom.
Pri nečitateľnom poli údaj doplňte ručne a označte kontrolu.
VIXI ani OCR nesmú samostatne schváliť účtovný alebo daňový záver.
Podrobný návod a časté otázky nájdete v Centre pomoci. Nástroj funguje aj bez internetu a údaje sa synchronizujú do jedného účtu s ostatnými nástrojmi PLEVIX.