Zmluvy, platnosti a elektronické podpisy
Zmluvy s dátumami platnosti a podpisy. Aby nič nepreexpirovalo bez toho, že o tom viete.
Tridsať dní so všetkými nástrojmi, karta je potrebná na začiatok a prvý odpis je až po tridsiatich dňoch. Zrušíte jedným klikom. Bezplatná úroveň kartu nepotrebuje, ale tento nástroj neobsahuje.
Ako to funguje
- Nahráte dokument. Zmluva, dodatok, certifikát. Priradíte ho k odberateľovi alebo zamestnancovi.
- Nastavíte platnosť. Od kedy do kedy platí a akú má výpovednú lehotu.
- Dostanete upozornenie. Pred koncom platnosti, s časom na rozhodnutie.
Upozornenie príde podľa výpovednej lehoty, nie po termíne. Zmluva, ktorá sa obnoví sama, je najdrahší nepozorný krok.
Čo Dokumenty vie
Zmluvy a platnosti
Od kedy do kedy platí, kto ju podpísal a aká je výpovedná lehota.
Upozornenia
Čo sa blíži ku koncu platnosti alebo k automatickému obnoveniu.
Elektronický podpis
Podpísanie dokumentu v prehliadači, so záznamom kto a kedy.
Verzie a dodatky
Dodatok sa pripojí k pôvodnej zmluve, nie ako samostatný súbor.
Priradenie ku kontaktu
Zmluva je pri odberateľovi alebo zamestnancovi, nie v priečinku.
Vyhľadávanie v obsahu
Nájdete zmluvu podľa toho, čo je v nej, nie podľa názvu súboru.
Faktúry sú doklady o predaji s číselným radom. Dokumenty sú zmluvy a dohody s platnosťou v čase. Faktúra nemá výpovednú lehotu, zmluva ju má.
Situácie, ktoré to rieši
Upozornenie príde podľa výpovednej lehoty, nie po termíne.
Podpis v prehliadači so záznamom kto a kedy.
Vyhľadávanie v texte dokumentov, nie podľa názvu súboru.
Chyby, ktoré to odstráni
Najdrahší nepozorný krok v malej firme.
Pripojí sa k pôvodnej zmluve. Viete, čo platí teraz.
Pre koho to je
Kto má zmluvy s termínmi — nájmy, servisné, poistné, pracovné na dobu určitú. Aj ten, kto potrebuje podpísať dokument bez tlačiarne.
Ako to zapadá do zvyšku
Dokumenty je jeden z dvadsaťjeden nástrojov PLEVIXu a beží na tom istom účte a v tej istej databáze odberateľov ako ostatné. Údaj, ktorý zadáte tu, nemusíte prepisovať nikam inam — a keď firma narastie, pripnete si ďalší nástroj bez migrácie do iného programu. Platíte len za to, čo máte zapnuté; v cenníku si to zaškrtnete.
Časté otázky
Je elektronický podpis právne platný?
Podpis v PLEVIXe je záznam o súhlase s dátumom, časom a obsahom dokumentu. Nie je to kvalifikovaný elektronický podpis podľa eIDAS — ten vyžaduje certifikát. Pri bežných obchodných dohodách je to dostatočný dôkaz, pri podaniach na úrady nie.
Upozorní ma to pred automatickým obnovením?
Áno, s predstihom, ktorý si nastavíte podľa výpovednej lehoty v zmluve.
Dá sa vyhľadávať v texte zmlúv?
Áno, v obsahu nahraných dokumentov. Nemusíte si pamätať názov súboru.
Vyskúšajte to na jednej faktúre
Tridsať dní so všetkými nástrojmi. Karta je potrebná na začiatok, prvý odpis je až po tridsiatich dňoch a zrušíte to jedným klikom.
Vyskúšať 30 dníPozrieť cenníkPLEVIX Dokumenty — čo nástroj rieši
Firemné dokumenty na jednom mieste, stráženie platnosti zmlúv a evidencia podpisov s históriou, kto a za ktorú stranu podpísal a kedy.
- Dokument — Typ a protistrana
- Platnosť — Do kedy
- Podpis — Kto podpisuje
- Archív — Uzavreté
Dokumenty
Vyplňte platnosť a výpovednú lehotu — zmluvy končiace do 30 dní sa pripomenú.
Ak zadáte výpovednú lehotu, PLEVIX upozorní na posledný deň, kedy sa dá vypovedať, nie až na koniec platnosti. Pri trojmesačnej lehote sa teda ozve tri mesiace pred koncom — kým sa zmluva ešte dá zastaviť.
V upozorneniach sú najprv zmluvy, ktoré sa ešte dajú stihnúť, až potom dávno prepadnuté.
Odkaz na súbor smerujte tam, kde dokument naozaj leží.
Evidencia podpisov
Modul podpisy eviduje, nevytvára ich. Zapíšete, kto má podpísať a za ktorú stranu, a po podpise doplníte dátum.
Keď podpíšu všetci, dokument sa sám presunie do stavu Podpísaný — ale iba vtedy, ak bol predtým v stave Na podpis. Obyčajný návrh sa jedným podpisovým záznamom neuzavrie.
História podpisov zostáva pri dokumente.
Samotný podpis vzniká mimo PLEVIXu — na papieri, kvalifikovaným podpisom alebo v podpisovej službe. Dokument protistrane neodosiela PLEVIX.
Prepojené nástroje: PLEVIX Zákazky a projekty. Údaje si podávajú medzi sebou — nič sa neprepisuje dvakrát.
Podrobný návod a časté otázky nájdete v Centre pomoci. Nástroj funguje aj bez internetu a údaje sa synchronizujú do jedného účtu s ostatnými nástrojmi PLEVIX.